私的バーチカル手帳の使い方

手帳を新しくして2か月がたとうとしています。
今回はバーチカルの中でもメモ欄が充実しているCITTA手帳を使用してみたのですが、自分としてはなかなかいい感じに使えているので現時点での使い方をまとめてみたいと思います。

CITTA手帳ってきれい・かわいい・おしゃれな書き方のものがかなり多いんですが、それに比べるとかなり地味です…。
ただ割と効率的に生活管理ができてるのではないかなーと思ってます。

CITTA手帳に特化した内容ではないので他のバーチカルダイアリーを使っている方にも参考にしてもらえるかなとは思うのですが、私の使い方はメモ部分を広く使っているので適用できる手帳は限られるかもしれません。

マンスリーはそれほど変わったことを書いているわけではないので(時間と予定を書いてあるだけ)、今回はウィークリーの紹介のみです。
実際に使った手帳をアップしていますが、いろんなところをぼかしているので見にくいかもしれません。…というか今回アップした写真が全体的に薄いので、そのうち差し替えます。

なんとなく雰囲気を見てもらえれば、と思います。

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使用しているペンについて

実際の使い方の説明の前に、まず手帳の記入に使っているペンについてまとめておきます。

手帳に使うペンの色を何色にするのかというのは、それだけで手帳好きなら一晩語れるくらい深いテーマですが、私は「原則として1色」にしています。
というのも、詳しくは↓の記事に書いていますが、持ち歩くペンを1本にした方が明らかに楽に手帳に記入できるようになったんです。

手帳に使うペンを1色にして脳の負担を減らしてみた
手帳が好きで手帳術の本をいろいろと読み、これまでは多色ペンを使って色分けして記入していました。その数約7色(多少の変動あり)。しかし最近なんだか使いにくさを感じたので、思い切って色分けをやめて一色にしてみたら使いやすくなったんです。きっか...

仕事もプライベートも同じ色になってしまうのですが、時間軸の部分をマーカーで色分けすることで、ワークライフバランスの把握を簡単にしています。
※マーカーは持ち歩かず週の始めにあらかじめ塗っておくので、↑の記事で紹介した「脳の負担」を増やすことはありません

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週の始めの準備

ということで、実際の週始めの手帳です。
私はとにかく白い部分がないと手帳を見ているだけでしんどくなるので、週始めはあまり書き込みをしません。

この週は先週からの引継ぎがほぼなかったので、見事に真っ白。
これくらい白いと「今週もいろいろできそうだなー」と思えるので、理想的な白さです。

バーチカル部分

時間軸部分に色を塗る
この色はフリーメモ部分の枠の色と対応させています。
ただし、あまり色が多すぎると逆に見にくくなってしまったので、今は「仕事」だけ塗るようにして、それ以外の時間は週始めの時点では何も色を付けていません。

どこをどう塗るのかについては、人によってベストな方法が変わると思います。
私は予定が入っていない時間を見て「わあ、こんなに自由に使える時間があるぞー!」と思う方がモチベーションがあがるので、できるだけ空白が多く見えるように塗っています。

週の初め時点で決まっている予定・タスクを書く
病院の予約や仕事のミーティングなどをマンスリーから書き写します。
1か月に1度のゴミの日や、図書館の返却日なんかも書いておきます。

全体的な空白を把握する
この時点で結構空白がわかるのですが、週の始めの段階ではあまり予定を詰め込まないようにしています。
というのも、予定を書きすぎるとそれを見ただけでなぜか疲れちゃうんですよね。
手帳の活用法なんかを読んでると「隙間時間が見つかったらそこに予定を入れよう!」と書かれてるものが多いですし、そうした方がいろいろと達成できるとは思うんですが…。

そんなわけで、週始めの時点ではなんとなく空白を把握して「前半で本を読んで、週末には図書館に行けたらなー」「今週は夜がずっとあいてるから、勉強を進めたいなー」くらいのイメージを作っておきます。
こうしておくと、次に書くフリーメモ部分の内容が割と具体的になります。

フリーメモ部分

フリーの部分の枠を色で分けて、それぞれの目標やメモを書きます。
この色はバーチカル部分で時間軸を塗った色と対応させています。

色分けや各色のスペースの大きさなどは週によってまちまちなのですが、「緊急度」と「重要度」のマトリクスをイメージして配置しています。

ただここについてもぎっしり書くと見るだけで疲れてしまうので、先週からの引継ぎがなければ空白を多くしています。
月曜日の始業前に15分くらいかけて1週間の流れを想像してばーっと全体を埋めて、あとはぼちぼち埋めるという感じ。

緊急度・高/重要度・高=水色

仕事の中でも特に重要なもの。
相手を待たせているものや、期限が近いものなど。

※バーチカル部分を塗るときには、基本的に仕事の時間はこの色です

緊急度・高/重要度・低=灰色

仕事の中でも重要度が低いもの。
そのうち片づければいい調べ物や、軽いミーティングの準備など。
このスペースは仕事のメモに使ったりもします。

※バーチカル部分を塗るときには、集中して作業ができなさそうな時間にはこの色を塗ります

緊急度・低/重要度・高=緑色

自分の趣味や勉強に関する内容、プライベートの約束事など。
細かいタスク的なことはウィークリー部分に落とし込むので、大雑把に書いてあることが多いです。

緊急度・低/重要度・低=紫色

気になったもの、後で調べたいもの、思いついたものをとにかく書いています。
新製品やニューオープンの情報、おいしそうなお店、セールの開始、買いたいものなど。
そのため、ここの項目は週始めの時点では大体空欄です。

基本的にその週で捨て置くような内容が多いですが、時々この中から重要な事柄や後で役に立つ事柄が出てきます(急に友達から連絡が来る→気になってたあの店でお昼食べようよ!というような)。
とにかく心に引っかかったことをメモするのはあなどれません。

特別枠=赤色

役所関係の書類の締め切りや家族のことなど、緊急度も重要度もぶっちぎりで高いものです。
これだけはマトリクス外に置いています。

枠なし

メモのなんとなくあいているところに日々の雑事を書いています。
重要度・緊急度的には紫色の項目とあまり変わらないのですが、あちらはどちらかというと「わくわくするもの」を書いていて、枠なしの内容は本当に雑事です。
粗大ごみステーションに電話する、足りない日用品を書きだしておく、など。

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週の途中の使い方

木曜日の夕方時点での手帳。

冒頭で、手帳は原則1色で記入していますと言っていたのに青の文字が入っていてあれっと思われたかもしれませんが、↓で解説しています。

バーチカル部分

記入する内容と記入方法

バーチカル部分には以下のような内容を記入しています。
※タスクは週始めに記入済みのものも多いです

時間が決まっているタスク(ミーティングなど)
時間軸に線を引いて時間と予定を記入。
時間さえ忘れなければ勝手に消化されるので、特に打ち消し線などは入れません。

時間が決まっていないタスク(書類仕事など)
大体目安となる時間に●をつけて内容を記入し、終わったら打ち消し線をして末尾にチェック。翌週に持ちこしたりした場合は、打ち消し線のみ入れてチェックはしません。
□を書いてチェックを入れるというのも試したんですけど、打ち消し線の方がぱっと見たときに情報として除外しやすかったので、こちらを使ってます。

その他のタスク
趣味や勉強に関するタスク。
前述のように空白の時間にあらかじめ入れておくとなんとなく疲れてしまうので、大体前日の夜か当日の朝に書くことが多いです。
なんとなく予定を書くのが気乗りしない時もあって、そういう時には空白の時間になってから何しようかを考えて書き込みます。

賞味期限の近い食材
18~20時の枠に、賞味期限の近い食材を書いています。
休み時間にスーパーのチラシと手帳を見ながら献立を考えることが多いので、このメモがあると格段に食材の使い忘れが減ります。

睡眠・食事の記録
0時以降に予定が入ることはまずないので、体調に直結する起床・就寝時間と食事の内容を記録しています。
特に乳製品は食べて数日後に体調が悪くなることが多いので、前後の食事記録を見ながら食べて大丈夫かチェックしたり、体調が悪かった時に何を食べたかを探したりするのに使っています。

時間軸の塗りたし
私の仕事は基本的にあまり時間がずれることはないのですが、時々残業が入ったりしたときにはブラウンのペンでメモをして置き、暇なときに時間軸を塗り足しています。
また、趣味・勉強に使った時間に塗ると達成感があるので、こちらも暇なときに塗り足しています(あらかじめ塗って予定を立てておくのはしんどくなるので、必ず終わってから塗ってます)。

青色でメモを記入

予定のない部分には青色でメモを記入しています。
その時思いついたことや気になったことなどで、後から見直すことはあまり想定していません。

手帳に用件だけ書いていると、暇な週には真っ白になってしまうことがあります(記入例も青字を除外してみるとかなりスカスカです)。
空白が多いとなんとなく手帳を無駄にしている気がして、そういうページを見るのが嫌になってしまうことがあったんですね。

そこで、「原則1色で記入」としてはいたのですが、青色だけ解禁してちょっとした思い付きなんかを書き留めるようにしました。あくまで「手帳の白い部分を埋める」のが目的です。
ブラウンのペンと持ち替えるような状況で使うと、使うペンを1色に決めた記事に書いたように「脳を無駄遣いしてイライラする」ということになるので、必ず青のペンだけを持てる状況で書いてます(休憩時間とかちょっとした移動時間とかがメイン)。

ただ単に手帳の見た目がさみしいからという理由で書き始めたこのメモですが、不思議と頭の中が整理される効果があるようです。
自分の心の動きを観察してみると、なんとなく気になっていたことを外に書きだすことでそれを用済みとラベル付けすることができて、頭の中から追い出せるからかなと感じます。

日々の目標欄・週間目標欄

本来日々の目標を書くことが想定されている一番上の欄。
ただ私の場合、ここに目標を書くとなんとなく頭が押し付けられてるような感じがして嫌なので、別の使い方をしています。

日々の目標欄には「その日の頑張ったこと」
その日に頑張ったことや良かったことを書いています。「ほめ日記」みたいな感じですね。
あんまり無理やり書くのは嘘くさくなっちゃって素直に言葉が受け取れなくなるので、本当に書きたいときだけ書いてます。
書く内容自体はとってもハードルが低いんですけどね。「図書館にちゃんと本を返した」とか…。

週間目標欄には「覚えたい1フレーズ」
ここは最近使い方を考えている部分で、まだ確定していないんですが…。
定期的にフランス語を話せたらいいなーと思う波が来るので、すぐに使えそうな「覚えたいフランス語の1フレーズ」を書いています。
例に書いてある文章の単純さから、まだまだ始めたばっかりなのを察していただけるかと思います…。
目についたときに復習しつつ、単語を置き換えてバリエーションを考えたりする素体として使っていますが、役に立つのかは全く未知数です。

フリーメモ部分

適宜書いたり消したりします。
ここに書くのは、タスクに砕き切れていない目標やメモ書きでタスクは書きません。

タスクをバーチカル部分にのみ書くことで、タスク漏れを防いでいます。
また、バーチカル部分を見れば何をやればいいのかわかる=すぐに行動に移しやすくなります。
(バーチカル部分に大雑把な目標が書いてあると、さて何から始めよう…と手が止まってしまうタイプ)

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